Bevor der Bundesrat über ein Geschäft beraten kann, bereitet die Bundesverwaltung dieses vor. Die Bundeskanzlei nimmt bei diesen Vorbereitungsarbeiten im Rahmen der Rechtsetzungsbegleitung eine zentrale Rolle ein.
Meist ist es ein Departement oder ein Bundesamt, das mit den Arbeiten an einem Bundesratsgeschäft beginnt. Häufig handelt es sich bei einem Bundesratsgeschäft um einen Gesetzesentwurf mit begleitenden weiteren Unterlagen.
Die Ämterkonsultation
Sobald das zuständige Departement oder Bundesamt einen intern bereinigten Entwurf erarbeitet hat, legt es diesen allen Verwaltungseinheiten vor, die am Thema interessiert sind. Zu diesen Verwaltungseinheiten gehört stets die Bundeskanzlei. Sie überprüft jedes Bundesratsgeschäft auf formelle und rechtliche Aspekte hin. Zudem klärt die Bundeskanzlei, ob der Entwurf mit der Legislaturplanung und den Jahreszielen des Bundesrates vereinbar ist. Sie kann wie alle konsultierten Ämter innerhalb einer angemessenen Frist, meistens drei Wochen, Änderungswünsche schriftlich anmelden. Zudem arbeiten in dieser Phase in der verwaltungsinternen Redaktionskommission (VIRK) Sprachspezialistinnen und Sprachspezialisten der Bundeskanzlei mit.
Bereinigung und Circuit
Das zuständige Amt oder Departement wertet die Ergebnisse der Ämterkonsultation aus und bereinigt seinen Entwurf inhaltlich. Danach überprüft die Bundeskanzlei die meisten Bundesratsgeschäfte nochmals in sprachlicher und rechtlicher Hinsicht. Dies geschieht im Rahmen des sogenannten Circuit.
Das Mitberichtsverfahren
Die Bundeskanzlei eröffnet das Mitberichtsverfahren, sobald ein Departement einen Antrag eingereicht hat. Normalerweise geschieht dies drei Wochen vor der Bundesratssitzung. Nun können alle anderen Departemente inhaltliche Änderungen vorschlagen. Die Bundeskanzlei fasst diese Mitberichte und die darauf antwortenden Stellungnahmen auf der sogenannten Differenzenliste übersichtlich zusammen. Diese Liste vereinfacht den Mitgliedern des Bundesrats und deren Stäben die Arbeit. Zudem überprüft die Bundeskanzlei das Geschäft formal. Stellt sie Mängel wie fehlende Unterlagen oder unterschiedliche Titel auf verschiedenen Bestandteilen des Antrags fest, gibt sie das Geschäft ans Departement zurück. Manchmal schlägt die Bundeskanzlei auch inhaltliche Änderungen vor.
Die Traktandenliste
Mindestens vier Wochen vor der jeweiligen Bundesratssitzung beginnt die Bundeskanzlei mit der Planung der Traktandenliste. Sie berücksichtigt dabei die Meldungen der Departemente. Vier Arbeitstage vor der Bundesratssitzung erstellt die Bundeskanzlei die definitive Traktandenliste. Zu diesem Zeitpunkt müssen alle Dokumente zu den von den Departementen angemeldeten Geschäften in der Bundeskanzlei eingetroffen sein. In Sonderfällen, wie einer politischen Aktualität, können die Departemente auch noch danach Geschäfte nachmelden oder abmelden.
