Gemeinsame Fachdienste (GFD)

Gemeinsame Fachdienste (GFD) sind gemäss Art. 11 EMBAG zentral bereitgestellte Informatik-Mittel und damit verbundene Dienstleistungen, die ein konkretes fachliches Bedürfnis mehrerer Verwaltungseinheiten innerhalb der Bundesverwaltung abdecken. Sie verknüpfen ein Informatik-Mittel (z. B. Fachanwendung oder Plattform) mit einem dazugehörigen Organisations- und Betriebsmodell und werden von einer federführenden Verwaltungseinheit (FVE) zentral geführt.

Ziel und Zweck

Die GFD unterstützen und treiben die digitale Transformation der Bundesverwaltung voran, indem sie gemeinsame Bausteine entwickeln und Insellösungen vermeiden. Dadurch entstehen Synergien, Standards und Best Practices werden vereinheitlicht, Ressourcen effizienter eingesetzt und Risiken durch gebündelte Expertise sowie gemeinsame Weiterentwicklung reduziert. Die GFD leisten einen Beitrag zur Erreichung der Ziele der Strategie Digitale Bundesverwaltung. Ihre rechtlichen und organisatorischen Grundlagen sind in Art. 11 EMBAG und Art. 11 DigiV sowie in der Weisung P054 des Bereichs DTI festgelegt. Diese genannten Vorgaben konkretisieren die Voraussetzungen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten sowie Finanzierung und Verrechnung.

Lebenszyklus eines GFD

Der Bereich Digitale Transformation und IKT-Lenkung der Bundeskanzlei (DTI) führt ein Portfolio über bestehende GFD. Die Aufnahme eines GFD sowie die Festlegung der federführenden Verwaltungseinheit erfolgen über einen Beschluss der oder des Delegierten für die Digitale Transformation und IKT-Lenkung (D-DTI). Ein GFD durchläuft grundsätzlich einen definierten Lebenszyklus mit drei Phasen.

In der Initialisierungsphase wird der GFD von der ersten Idee bis zur Freigabe der Aufbauphase konzipiert, inklusive Festlegung der Organisation und Klärung der Finanzierung.

In der Aufbauphase werden die ersten Leistungen mit Pilotcharakter bereitgestellt, der Dienst eingeführt und in die Organisation integriert; diese Phase ist auf maximal drei Jahre begrenzt.

In der anschliessenden Betriebsphase erfolgt die operative Leistungserbringung mit regulärem Betrieb, Überwachung und allfälliger Weiterentwicklung der IKT-Lösung oder des Betriebsmodells. Der Übertritt zwischen den Phasen erfolgt jeweils mittels formellem Beschluss des oder der D-DTI.

Organisation und Rollen

Die Governance betreffend GFD stellt klare Zuständigkeiten über den gesamten Lebenszyklus sicher. Die wichtigsten Rollen sind:

Delegierte oder Delegierter für Digitale Transformation und IKT-Lenkung (D-DTI): Die oder der D-DTI ist die strategische Entscheidungsinstanz für GFD. Sie oder er legt das GFD-Portfolio sowie die federführenden Verwaltungseinheiten (FVE) fest. Zudem entscheidet sie oder er über Phasenübergänge und strategisch relevante Vorhaben.

• Ansprechstelle für strategische Grundsatzentscheide und Eskalationen

Fachstelle Gemeinsame Fachdienste (F-GFD): Die F-GFD ist im Bereich DTI angesiedelt und dient als zentrale Anlauf- und Beratungsstelle für GFD. Sie unterstützt die federführenden Verwaltungseinheiten methodisch, stellt die Portfoliokonformität sicher und gibt Empfehlungen zu Entscheidungsgrundlagen ab. Die F-GFD führt keine eigenen Beschaffungen durch, achtet jedoch darauf, dass GFD-Beschaffungen portfoliokonform und strategisch abgestimmt erfolgen.

• Ansprechstelle für methodische, konzeptionelle und portfoliobezogene Fragen

Federführende Verwaltungseinheit (FVE): Die FVE ist fachlich, finanziell und operativ verantwortlich für den gesamten Lebenszyklus eines GFD. Sie führt den Dienst nutzerorientiert, koordiniert die beteiligten Verwaltungseinheiten und ist alleinige Auftraggeberin für die Beschaffung der notwendigen IKT- und Dienstleistungsleistungen.

• Zentrale Ansprechstelle für operative, fachliche und beschaffungsrelevante Fragen

GFD im Überblick

Aktuell werden folgende GFD im Portfolio geführt:

GFD Business Process Automation (BPA): Der GFD BPA etabliert die Prozessautomatisierung in der Bundesverwaltung und stellt dafür Wissen, Beratung sowie Unterstützung bei der Umsetzung von Automatisierungen bereit. Ziel ist ein standardisierter, effizienter Zugang zur Automatisierung.

• FVE: GS-WBF
• Status: Initialisierungsphase
• Steckbrief

GFD Enterprise Resource Planning (ERP): ERP ist ein Software-System, das Supportprozesse in Bereichen wie Finanzen, Personal, Immobilien und Logistik unterstützt. Der GFD ERP-Dienste plant und steuert die bundesweite SAP-Lösung für ERP-Dienste und koordiniert die übergreifende ERP-Themen, damit Betrieb und Weiterentwicklung bundesweit abgestimmt werden können.

• FVE: GS-EFD
• Status: Initialisierungsphase