PoC BOSS

Die Machbarkeitsstudie BOSS wurde ins Leben gerufen, um die digitale Souveränität im Bereich der Büroautomation durch den Einsatz von Open-Source-Software zu stärken. In einem sogenannten Proof of Concept (kurz PoC) evaluiert die Bundesverwaltung, wie eine Notfall-Büroautomation und die sichere Bearbeitung von sensitiven Informationen umgesetzt werden kann.

Dieser PoC umfasst eine praktische Evaluierung mit einer Testinfrastruktur und Mitarbeitenden der Bundesverwaltung. Vertreterinnen und -vertreter aus allen Departementen sind aktiv in die Erhebung der Anforderungen sowie als Testnutzende eingebunden, mit dem Ziel das Vorhaben möglichst breit abzustützen.

Die zunehmende Abhängigkeit von proprietären Softwarelösungen stellt Organisationen – insbesondere in der öffentlichen Verwaltung – vor strategische Herausforderungen. Der PoC BOSS adressiert diese Problematik, indem er untersucht, wie digitale Souveränität durch Open-Source-Software gestärkt und die betriebliche Handlungsfähigkeit sichergestellt werden kann.

Ziel ist es, eine unabhängige, auf Open-Source-Software basierte Lösung für die Büroautomation zu prüfen, die kritische Businessprozesse auch in Krisensituationen zuverlässig unterstützt. Zusätzlich wird die Machbarkeit der Exit-Strategie des Projekts CEBA (Einführung von Microsoft 365 bei der Bundesverwaltung) überprüft.

Das Projekt verfolgt einen praxisnahen Ansatz und fokussiert sich auf zwei zentrale Geschäftsfälle:

Notfalllösung: Sicherstellung einer Betriebsfähigkeit unter Krisenbedingungen ohne Abhängigkeit von proprietären Systemen (insbesondere in der Public Cloud)
Sichere Bearbeitung: Entwicklung einer nachhaltigen Lösung für die sichere Bearbeitung von schützenswerten Informationen im bundeseigenen Rechenzentrum

Was macht der PoC BOSS nicht:

Keine Ablösung von Microsoft 365
Keine funktionale 1:1-Abbildung von Microsoft 365
Keine vollständige Interoperabilität mit anderen Systemen und Microsoft 365
Keine Vorwegnahme des Aufbaus einer produktiv nutzbaren Umgebung (Infrastruktur ist temporär und wird nach dem PoC wieder abgebaut)

Innovation
PoC BOSS setzt auf die Innovationskraft der Open Source Community und nutzt vorhandene Expertise aus der Verwaltung. Insbesondere besteht mit dem deutschen Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS) ein Austausch. Dieses verantwortet den digital souveränen Arbeitsplatz «openDesk». Weitere Erkenntnisse (z.B. aus parlamentarischen Diskussionen) fliessen ergänzend in das Projekt ein, um strategische Rahmenbedingungen optimal zu berücksichtigen.

Projektplanung
PoC BOSS wird in mehreren Phasen entwickelt und umgesetzt.

2024: PoC BOSS Konzeption und technische Machbarkeitsstudie
2025/2026: Implementierung der PoC-BOSS-Umgebung – Evaluierung (inklusive breiter User Acceptance Test) und Auswertung
Resultat: Ergebnisbericht und Handlungsempfehlungen

Ausblick nach Ende des PoC: Basierend auf dem Ergebnisbericht und den daraus abgeleiteten Handlungsempfehlungen können strategische Entscheidungen zur Weiterentwicklung und möglichen Implementierung in bestehende Geschäftsprozesse getroffen werden

Strategischer Ansatz
Der Schwerpunkt 4 in der Strategie «Digitale Bundesverwaltung» heisst «Digitale Souveränität stärken». Angelehnt an dieses übergeordnete strategische Ziel wurde in der Strategie Büroautomation das Handlungsfeld 2 «Einsatz von Open Source Software Alternativen» formuliert und dazu Massnahmen definiert. Mit dem PoC BOSS werden diese nun konkret umgesetzt.

Technologie und Open Source-Produkte

Der PoC BOSS baut auf dem openDesk auf, welches zu 100% als Open Source auf dem opencode.de Repository publiziert ist. Das ZenDiS ist Produkteigner des openDesk und bestimmt dessen Roadmap – ausgerichtet auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung. Als rechtliche GmbH befindet es sich vollständig im Besitz der öffentlichen Hand.

OpenDesk ist eine via Internetbrowser zugängliche souveräne und umfassende Arbeitsplatz-Lösung. Zusätzlich werden Fat Clients (Windows und Linux) eingesetzt, um unter anderem die Offline-Fähigkeit und eine komfortablere Bedienung zu testen.

Folgende in openDesk enthaltenen Funktionen werden getestet:

Dokumentbearbeitung; Produkt: Collabora Online
E-Mail; Produkt: Open-Xchange
Kalender, Kontakte , Augaben; Produkt: Open-Xchange
Dateiablage; Produkt: Next Cloud
Projektmanagement; Produkt: OpenProject
Wissensmanagement (Wiki); Produkt: XWiki
Audio-, Videokonferenzen; Produkt: Nordesk (Jitsi)
Chat; Produkt: Element
Identitäts- und Zugriffsmanagement; Produkt: Univention

Diese Technologien werden innerhalb des PoC BOSS auf ihre Benutzerfreundlichkeit, Praxisnähe, Skalierbarkeit und Sicherheitsmerkmale geprüft. Dies um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen der Bundesverwaltung gerecht werden.