Informazione e comunicazione online del Consiglio federale e dell’Amministrazione federale

Linee guida del Webforum della Confederazione

Introduzione

Oggi ogni autorità offre informazioni online al pubblico, ai media, ai partner che si occupano dell’esecuzione e ad altri gruppi interessati. Gli specialisti responsabili della realizzazione, della gestione e dello sviluppo delle offerte d’informazione online si trovano per lo più presso i servizi d’informazione e comunicazione dei dipartimenti e degli uffici.

Nel contesto del Governo elettronico anche le interazioni vengono svolte sempre più per via elettronica, che sia nelle relazioni tra autorità e pubblico, tra autorità ed economia o all’interno delle autorità. I siti Internet gestiti dai servizi d’informazione diventano perciò piattaforme utilizzate da diversi fornitori di servizi all’interno dell’organizzazione per la comunicazione con i loro gruppi interessati e con il pubblico.

L’interconnessione delle piattaforme facilita il flusso delle informazioni e ne prolunga il raggio d’azione. Tuttavia il controllo delle offerte e la gestione delle piattaforme è impegnativo a causa della convergenza di informazioni, servizi, utenti, tecnologie e sistemi informatici oltre che alla pressione al cambiamento esercitata dalla digitalizzazione. I servizi d’informazione e comunicazione non sono né competenti né responsabili per tutto quanto appare sulle piattaforme. A maggior ragione quando si utilizzano applicazioni di fornitori terzi, ad esempio Twitter, dove i contenuti propri interagiscono con i contenuti di terzi.

I servizi d’informazione e comunicazione devono disporre di specialisti per poter svolgere con competenza e lungimiranza i compiti relativi all’utilizzo di Internet, alla gestione delle piattaforme e al trattamento di temi riguardanti il Governo elettronico. Dato che le piattaforme sotto molti aspetti sono interconnesse e dinamiche, anche questi specialisti devono lavorare in gran parte in rete. Per questo motivo e a questo scopo esiste il Webforum della Confederazione.

Le Linee guida del Webforum della Confederazione costituiscono la base per i contatti e la collaborazione fra i responsabili web dell’Amministrazione federale.

Webforum della Confederazione

Scopo

Il Webforum della Confederazione è un gruppo di lavoro interno dell’Amministrazione federale. Presta consulenza alla Conferenza dei servizi d’informazione (CSI) nelle questioni relative all’informazione e alla comunicazione online. Il Webforum ha i seguenti compiti:

  1. provvede all’attuazione e allo sviluppo delle Direttive per il web design della Confederazione;
  2. elabora all’indirizzo della CSI le esigenze aziendali in materia di TIC nel settore web;
  3. si occupa dello scambio di esperienze, osserva gli sviluppi e le tendenze e segnala alla CSI le opportunità e i rischi.

Integrazione organizzativa

Il Webforum della Confederazione è subordinato alla Conferenza dei servizi d’informazione (CSI). Il responsabile del Webforum della Confederazione rappresenta gli interessi del Webforum della Confederazione in seno alla CSI. Quest’ultima può incaricare il Webforum di svolgere accertamenti e progetti.

Il Webforum della Confederazione non ha competenze decisionali, tuttavia può presentare proposte alla CSI.

Composizione

I dipartimenti e la Cancelleria federale designano ognuno un rappresentante; essi sono membri con diritto di voto del Webforum della Confederazione. Gli altri membri, con voto consultivo, sono il responsabile web dei Servizi del Parlamento, il consulente per l’accessibilità a Internet dell’Ufficio federale per le pari opportunità delle persone con disabilità (UFPD), un rappresentante settore di competenza Trasformazione digitale e governance delle TIC (settore TDT) e un rappresentante di ogni fornitore di servizi informatici.

Organizzazione e funzionamento

Direzione

Il Webforum della Confederazione è posto sotto la direzione della Cancelleria federale, mentre la supplenza nella direzione viene disciplinata di caso in caso.

Funzionamento

Il Webforum della Confederazione si riunisce quando necessario, di regola una volta al mese. La seduta si svolge l’ultimo giovedì del mese, salvo i mesi di luglio e di dicembre.

Per ogni seduta è redatto un verbale.

Tutti i membri del Webforum della Confederazione possono presentare proposte. Le proposte devono essere inoltrate per scritto al Webforum della Confederazione. Affinché possa essere messo all’ordine del giorno della successiva seduta, ogni tema dovrebbe essere annunciato dieci giorni lavorativi prima della seduta.

La direzione del Webforum della Confederazione prepara l’ordine del giorno e lo invia ai membri assieme alle proposte una settimana prima della seduta.

La direzione del Webforum della Confederazione tiene un elenco delle pendenze. Pubblica gli inviti alle sedute, i verbali e le decisioni nell’Intranet della Cancelleria federale. I documenti di lavoro sono pubblicati su SharePoint.

Le decisioni sono prese per consenso. Le proposte sono presentate alla CSI unicamente con l’accordo di tutti i membri del Webforum della Confederazione con diritto di voto. Se non è raggiunto il consenso, nella proposta rivolta alla CSI sono illustrate le diverse opinioni.

Compiti, competenze e responsabilità

Direttive per il web design della Confederazione

Il Corporate Design della Confederazione e le Direttive per il web design della Confederazione definiscono il quadro grafico per l’identità visiva dell’Amministrazione federale svizzera in Internet e sono vincolanti per tutti i siti Internet del dominio «admin.ch».

Il Webforum della Confederazione ha i seguenti compiti:

  • rilevamento e consolidamento delle esigenze a livello interdipartimentale, indipendenti dalle piattaforme, riguardanti l’architettura dell’informazione e la presentazione delle informazioni e funzioni;
  • coordinamento con il Servizio Corporate Design della Confederazione e il Servizio di consulenza per l’accessibilità dei siti Internet della Confederazione;
  • d’intesa con il Servizio Corporate Design della Confederazione, consulenza dei dipartimenti e degli uffici per le questioni riguardanti l’attuazione del web design della Confederazione;
  • elaborazione di proposte di soluzione in caso di problemi di attuazione;
  • controlling dell’attuazione del web design della Confederazione;
  • proposte alla CSI per modificare il web design della Confederazione

Esigenze aziendali in materia di TIC («ecosistema web»)

Il Webforum rileva e consolida le esigenze aziendali in materia di TIC (ecosistema web). Propone modifiche alla CSI. Quest’ultima decide. I dipartimenti provvedono all’attuazione.

Progetti

Il Webforum della Confederazione non realizza progetti o programmi analoghi a progetti, salvo vi sia un mandato della CSI e un corrispondente preventivo. Può tuttavia

  • sottoporre progetti alla CSI;
  • presentare proposte di inizializzazione di progetti alla CSI;
  • essere coinvolto nell’ambito di progetti quale comitato di esperti.

Scambio di esperienze e monitoraggio

Il Webforum della Confederazione si occupa dello scambio di esperienze. Osserva l’evoluzione della comunicazione online e informa la CSI in merito alle nuove possibilità e sfide.

Si adopera per sviluppare e promuovere buone pratiche nell’informazione e comunicazione online dell’Amministrazione federale. A tale scopo il Webforum può organizzare incontri informativi per responsabili del web dell’Amministrazione federale (Open Webforum della Confederazione).

https://www.bk.admin.ch/content/bk/it/home/la-cancelleria-federale/organizzazione-della-cancelleria-federale/organizzazioni-interdipartimentali/webforum-della-confederazione/linee-guida-del-webforum-della-confederazione.html