Introduction
Aujourd’hui, les autorités fournissent toutes des informations en ligne au public, aux médias, à leurs partenaires et autres acteurs concernés. Les spécialistes chargés de la mise en place, de l’actualisation et du développement de l’offre en ligne sont pour la plupart rattachés aux services d’information et de communication des départements et des offices.
La cyberadministration se traduit par un nombre croissant d’interactions se déroulant par voie électronique, tant dans les échanges entre autorités et grand public qu’entre autorités et entreprises, ou encore à l’intérieur d’un organisme. Les sites Internet gérés par les services d’information deviennent ainsi des plateformes utilisées par des prestataires internes pour communiquer avec leurs interlocuteurs et le grand public.
L’interconnexion des plateformes favorise le flux d’informations et étend leur audience. Il est toutefois compliqué de garder la maîtrise des offres et de la gestion des plateformes en raison de la convergence des informations, services, participants, technologies et systèmes informatiques ainsi que de la pression du changement engendrée par la numérisation. Bien des faits observés sur les plateformes échappent aux domaines de compétence et de responsabilité des services d’information et de communication. Ce phénomène est renforcé par le recours à des applications de tiers, comme Twitter, où le contenu des autorités est mélangé à des apports de prestataires externes.
Les services d’information et de communication recourent à des spécialistes pour assumer avec compétence et anticipation les tâches liées à l’utilisation d’Internet, à l’exploitation de plateformes et au règlement des questions de cyberadministration. Or comme les plateformes sont largement interconnectées et fonctionnent de façon dynamique, ces spécialistes doivent travailler eux aussi en réseau dans une large mesure. Telle est la raison d’être du Webforum de la Confédération.
C’est pour assurer la mise en réseau et la coopération des responsables des sites Internet de l’administration fédérale que les présents principes directeurs du Webforum de la Confédération ont été édictés.
Le Webforum de la Confédération
Finalité
Le Webforum de la Confédération est un groupe de travail interne. Il est chargé de conseiller la Conférence des Services d’information de la Confédération (CSIC) en matière d’information et de communication en ligne. Il a les compétences suivantes:
- Veiller à l’application et au développement continu des lignes directrices régissant la conception des sites Internet de la Confédération
- Définir à l’intention de la CSIC les exigences métier auxquelles les TIC doivent répondre dans le domaine d’Internet
- Échanger les expériences, observer les évolutions et tendances, et signaler les risques et opportunités à la CSIC.
Rattachement et compétences
Le Webforum de la Confédération est subordonné à la CSIC. Son responsable représente les intérêts du Webforum auprès de la CSIC. La CSIC peut charger le Webforum de la Confédération de clarifier des questions et de mener des projets.
Le Webforum de la Confédération n’a pas de pouvoir de décision. Il peut cependant faire des propositions à la CSIC.
Composition
Chaque département et la Chancellerie fédérale a un représentant habilité à voter au sein du Webforum de la Confédération. Les autres membres, avec voix consultative, sont la personne responsable d’Internet pour les Services du Parlement, le conseiller en accessibilité numérique du Bureau fédéral de l’égalité pour les personnes handicapées, une personne déléguée par TNI et une par les fournisseurs de prestations informatiques.
Organisation et fonctionnement
Direction
Le Webforum de la Confédération est placé sous la direction de la Chancellerie fédérale. La suppléance est organisée ad hoc.
Fonctionnement
Le Webforum de la Confédération se réunit en cas de besoin, généralement une fois par mois. Les séances ont lieu le dernier jeudi du mois; elles sont supprimées en juillet et décembre.
Un procès-verbal des décisions est établi.
Tous les membres du Webforum de la Confédération ont le droit de faire des propositions. Celles-ci doivent être adressées, par écrit, au Webforum de la Confédération en principe dix jours ouvrables au plus tard avant la prochaine réunion prévue, afin que l’objet puisse être mis à l’ordre du jour.
La direction du Webforum de la Confédération établit l’ordre du jour, qu’elle envoie aux membres, avec les éventuelles propositions, une semaine avant la réunion.
La direction du Webforum de la Confédération dresse une liste des points en suspens. Elle publie dans l’intranet de la Chancellerie fédérale les invitations aux réunions, les procès-verbaux et les décisions. Les documents de travail sont chargés sur la plateforme SharePoint.
Les décisions sont prises par consensus. Des propositions ne sont faites à la CSIC qu’avec l’accord de tous les membres du Webforum de la Confédération ayant le droit de vote. En l’absence de consensus, les différents avis seront exposés dans la proposition adressée à la CSIC.
Tâches, attributions et responsabilités
Lignes directrices pour la conception des sites de la Confédération
L’identité visuelle de la Confédération et les lignes directrices sur les sites web qui en découlent fixent les principes régissant la conception des sites Internet de l’administration fédérale suisse. Ces principes sont obligatoires pour tous les sites du domaine «admin.ch».
Le Webforum de la Confédération assume les tâches suivantes:
- répertorier et consolider les exigences posées au niveau interdépartemental, indépendamment des plateformes, à l’architecture de l’information et à la présentation des informations et fonctions
- assurer la coordination avec le service Identité visuelle de la Confédération et le service de
consultation pour l’accessibilité des sites Internet de l’administration fédérale - conseiller les départements et offices, après consultation du service Identité visuelle de la Confédération, dans la mise en œuvre des principes régissant la conception des sites Internet de la Confédération
- proposer des solutions en cas de difficultés dans la mise en œuvre
- contrôler la mise en œuvre des principes régissant la conception des sites Internet de la Confédération
- proposer à la CSIC des modifications de la conception des sites Internet de la Confédération
Exigences métier posées aux TIC (Écosystème du web)
Le Webforum de la Confédération répertorie et consolide les exigences métier posées aux TIC (Écosystème du web). Il propose des modifications à la CSIC. Cette dernière prend des décisions. Les départements veillent à la mise en œuvre.
Projets
Le Webforum de la Confédération ne mène pas de projets de son propre chef, sauf mandat donné par la CSIC avec l’octroi d‘un budget correspondant. Il lui incombe toutefois
- de présenter à la CSIC des idées de projet
- de proposer à la CSIC de lancer des projets
- d’être consulté en tant que comité d’experts pour accompagner des projets.
Échange d’expériences et monitorage
Le Webforum de la Confédération se livre à un échange d’expériences. Il suit l’évolution de la communication en ligne et informe la CSIC des nouvelles opportunités et défis qui se présentent.
Il s’engage en faveur du développement et de la promotion des meilleures pratiques mises en place dans l’information et la communication en ligne au sein de l’administration fédérale. Le Webforum de la Confédération peut organiser à cette fin des manifestations visant à informer les responsables des sites Internet de l’administration fédérale (Open Webforum de la Confédération).
