Services spécialisés communs (SSC)

L’art. 11 de la loi fédérale sur l’utilisation de moyens électroniques pour l’exécution des tâches des autorités (LMETA) définit les services spécialisés communs (SSC) comme des moyens informatiques et les services associés mis à disposition de manière centralisée, qui répondent à un besoin technique concret de plusieurs unités administratives de l’administration fédérale. Ces services associent un moyen informatique (par exemple une application ou une plateforme) à un modèle d’organisation et d’exploitation correspondant et sont gérés de manière centralisée par l’unité administrative (UA) responsable.

Objectif

Les SSC soutiennent et développent la transformation numérique de l’administration fédérale en évitant les solutions isolées à travers la création d’éléments communs. Cela permet de créer des synergies, d’uniformiser les normes et les meilleures pratiques, d’utiliser les ressources de manière plus efficace et de réduire les risques grâce à une expertise regroupée et à un développement commun. Les SSC contribuent à la réalisation des objectifs de la Stratégie Administration fédérale numérique. Leurs bases juridiques et organisationnelles sont définies dans l’art. 11 LMETA et l’art. 11 de l’ordonnance sur la numérisation (ONum) ainsi que dans la directive P054 du secteur TNI. Ces textes explicitent les conditions, les tâches, les responsabilités, le financement et la facturation.

Cycle de vie

Le secteur TNI gère un portefeuille de SSC. Le délégué TNI détermine l’intégration d’un SSC et désigne l’UA responsable. Un SSC suit en principe un cycle de vie en trois phases. 

Dans la phase d’initialisation, le SSC passe de l’idée initiale à la validation de la phase de mise en place, en passant par la définition de l’organisation et la clarification du financement.

La phase de mise en place consiste à fournir les premières prestations à caractère pilote, à introduire le service et à l’intégrer dans l’organisation. Elle est limitée à trois ans maximum.

La phase d’exploitation qui suit comprend la fourniture de prestations opérationnelles avec exploitation régulière, surveillance et développement éventuel de la solution informatique ou du modèle d’exploitation. Le passage d’une phase à l’autre se fait toujours par décision formelle du délégué TNI.

Organisation et rôles

La gouvernance des SSC garantit une répartition claire des responsabilités tout au long de leur cycle de vie. Les rôles principaux sont les suivants :

Délégué TNI: Le délégué TNI représente l’instance de décision stratégique pour tout SSC. Il définit le portefeuille du SSC et l’UA responsable. En outre, il prend les décisions concernant les projets d’importance stratégique et les différentes phases.

• Interlocuteur pour les décisions de principe stratégiques et les problèmes remontés

Service SSC: Le service SSC fait partie du secteur TNI et sert de point de contact et de conseil central pour les SSC. Il apporte un soutien méthodologique aux UA responsables, s’assure de la conformité du portefeuille et émet des recommandations quant aux bases de décision. Il n’effectue pas d’acquisitions, mais veille à ce que les achats de SSC soient conformes au portefeuille et coordonnés sur le plan stratégique

• Interlocuteur pour les questions méthodologiques, conceptuelles et relatives au portefeuille

UA responsable: L’UA responsable s’occupe de l’ensemble du cycle de vie d’un SSC, sur le plan technique, financier et opérationnel. Elle dirige le service de manière axée sur l’utilisateur, coordonne les UA participantes et constitue l’unique mandant pour l’acquisition des services informatiques et prestations de service nécessaires.

• Interlocuteur central pour les questions opérationnelles, techniques et relatives à l’acquisition

Vue d’ensemble des SSC

Les SSC suivants figurent actuellement dans le portefeuille :

SSC Automatisation des processus d’affaires (BPA): Le SSC BPA établit l’automatisation des processus dans l’administration fédérale et met à disposition des connaissances, des conseils et un soutien lors de la mise en œuvre d’automatisations. L’objectif est de proposer un accès à l’automatisation standardisé et efficace.

• UA responsable : SG-DEFR
• Statut : phase d’initialisation
• Fiche descriptive SSC BPA

SSC Consultations : le SSC Consultations représente le point de contact central pour la plateforme Consultations au sein de l’administration fédérale. La plateforme permet de gérer les procédures de consultation sous forme numérique. Ce SSC assure la formation et l’assistance technique, recueille les demandes et accompagne le développement.

• UA responsable : SG-DFI
• Statut : phase de mise en place
• Fiche descriptive SSC Consultations

SSC Planification des ressources de l’entreprise (ERP): L’ERP est un système qui prend en charge les processus de support dans des domaines tels que les finances, les ressources humaines, l’immobilier et la logistique. À l’échelle de la Confédération, le SSC ERP organise et gère la solution SAP pour les services concernés et coordonne les thèmes ERP transversaux afin que l’exploitation et le développement puissent être harmonisés.

• UA responsable : SG-DFF
• Statut : phase opérationnelle
• Fiche descriptive SSC ERP

SSC eSubventions : le SSC eSubventions est chargé de la gestion technique et du développement de la plateforme eSubventions, qui permet le traitement numérique des demandes de subventions et la gestion globale des différents crédits de subvention au sein de l’administration fédérale. Ce SSC accompagne les unités administratives dans la mise en place, l’utilisation et l’assistance technique.

• UA responsable : SG-DFI
• Statut : phase de mise en place
• Fiche descriptive SSC eSubventions

Lien entre les services spécialisés communs et les services standard

Les services spécialisés communs font partie des services communs de l’administration fédérale. On entend par services communs les moyens informatiques et les services associés mis à disposition de manière centralisée et définis par une décision TNI.

On en distingue deux types :

• Services spécialisés communs : les moyens informatiques et les services associés qui répondent aux besoins de plusieurs unités administratives et remplissent généralement une tâche spécifique.
• Services standards : les moyens informatiques et les services associés pouvant généralement être utilisés par toute unité administrative pour l’accomplissement de ses tâches.

Plus d’informations sur les services standards.