Job Shadowing et Job Rotation - Projets pilotes
Des formules d’échange pour renforcer la collaboration entre les différents échelons de l’État en matière de gestion de crise
Dans son rapport « Le fédéralisme à l’épreuve des crises : Les leçons à tirer de la crise du COVID-19» établi en exécution du postulat 20.4522 Cottier, le Conseil fédéral explique qu’une gestion de crise efficace implique des compétences clairement définies, une coordination de qualité et une vraie compréhension mutuelle des différents acteurs de l’administration fédérale et des cantons. Le rapport contient une proposition d’optimisation en plusieurs points, qui vise à améliorer la compréhension de la gestion de crise à tous les niveaux. Il suggère notamment d’envisager différentes formules d’échange telles que les rotations de postes ou le partage d’expérience, dont le but est triple : offrir un changement de perspective afin de favoriser la compréhension des processus et des structures en jeu, nouer des liens entre les gestionnaires de crise et aider les personnes concernées par une crise à identifier correctement les différents responsables. Le «Job Rotation» (rotation de postes) et le «Job Shadowing» (observation du travail d’un/d’une collègue) donnent aux employés de l’administration fédérale et des cantons la possibilité de s’immerger dans un autre échelon de l’État pour en découvrir l’organisation. La Chancellerie fédérale (ChF) a intégré ces formules d’échange dans des projets pilotes en 2024 et en 2025.
Observer le travail d'un ou d’une collègue (Job Shadowing) ou échanger son poste (Job Rotation)
Le «Job Rotation» (rotation de postes) consiste, pour deux collaborateurs, à échanger leurs postes de travail pour quelques semaines ou quelques mois, généralement en interne, et donc à assumer pendant cette période les tâches de l’autre. Chacun opère ainsi une véritable plongée dans l’univers professionnel d’une autre unité administrative, ce qui lui permet de mieux comprendre le fonctionnement de l’organisation et de découvrir des structures et des processus nouveaux en se familiarisant avec des sensibilités, des difficultés et des points de vue différents. Au terme de l’expérience, chacun comprend mieux la gestion de crise telle qu’elle est pratiquée aux différents échelons.
Les échanges de postes de travail de plusieurs mois n’étant pas faciles à organiser pour tout le monde, notamment dans les petites unités administratives, il existe une autre forme d’immersion, plus brève mais intense, dans l’administration d’un autre échelon étatique : le «Job Shadowing». Un employé accompagne pendant plusieurs jours dans son quotidien professionnel un employé d’un autre échelon étatique dont il découvre ainsi en direct les tâches et les responsabilités.
Projet pilote entre la ChF et la Chancellerie d’État du canton de Zurich
La ChF et la Chancellerie d’État du canton de Zurich ont lancé en septembre 2024 un projet pilote d’échange entre leurs services respectifs. Lors d’un job shadowing de six jours, un collaborateur de la ChF a eu l’occasion d’examiner de plus près les rôles et les tâches de la Chancellerie d’État dans le canton et d’élargir sa compréhension de la coopération intercantonale du point de vue du canton de Zurich. La ChF a ensuite accueilli deux employés de la Chancellerie d’État pour un stage de trois jours chacun. Au programme : introduction au quotidien de différentes sections de la ChF et présentation de la gestion de crise à l’échelon de la Confédération.
Ce premier échange s’étant révélé concluant, les premières rotations de postes ont été organisées en mars et en avril 2025. Une stagiaire de haute école de la ChF a passé trois jours par semaine à la Chancellerie d’État du canton de Zurich pendant six semaines. Associée à l’organisation de crise du canton à l’état-major de la Chancellerie d’État, elle a pu observer de près le service juridique, le contrôle de gestion du gouvernement et la coordination des relations extérieures, ce qui lui a permis de mieux comprendre le rôle et les tâches de la Chancellerie d’État et de la coopération intercantonale. À l’autonome 2025, ce fut au tour de la ChF d’accueillir un collaborateur de la Chancellerie d’État trois jours par semaine pendant trois semaines. Elle l’a associé à la mise en œuvre et au suivi de l’exercice intégré 2025 (EI 25), y compris l’organisation de l’atelier post-exercice avec les collaborateurs de l’administration fédérale et des cantons.
Ces deux projets pilotes ont amélioré la compréhension mutuelle des collaborateurs des deux chancelleries et leur compréhension commune de la gestion de crise. Ils ont donc contribué de manière significative à renforcer la collaboration fédérale en matière de gestion de crise.
Autres projets d’échange de l’administration fédérale
Mobilité interne
Les projets pilotes de la ChF ne sont pas les seuls programmes d’échange de l’administration fédérale. L’Office fédéral du personnel (OFPER) encourage la mobilité interne dans le cadre de la Stratégie concernant le personnel de l’administration fédérale 2024-2027. Il a par exemple mené en 2025, en collaboration avec le Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports, un projet pilote au cours duquel cinq collaborateurs sont allés, dix semaines durant, travailler un jour par semaine dans une autre unité administrative. Les enseignements de cette expérience sont intégrés aux travaux en cours.
Outre les formules internes, l’OFPER encourage aussi les échanges avec des organisations externes. Il propose par exemple, en collaboration avec l’institut de politique publique Albert Einstein de l’École polytechnique fédérale de Zurich, le Policy Fellowship, qui offre à des cadres de l’administration fédérale la possibilité dialoguer avec des chercheurs sur des problématiques relevant de leur champ de compétence. Les débats se déroulent pendant 7 jours ouvrables sur le campus de l’école.
Le programme Innovation Fellowship permet par ailleurs d’engager temporairement dans une unité administrative des spécialistes issus de l’économie privée ou des milieux scientifiques. Il favorise ainsi l’intégration de schémas de réflexion différents et de méthodes et d’impulsions nouvelles dans les projets de l’administration fédérale.
Piccolo Erasmus
Parallèlement aux initiatives de l’OFPER, le Département fédéral des affaires étrangères s’est associé aux cantons du Tessin et des Grisons pour offrir à leurs collaborateurs respectifs un programme d’échange intitulé Piccolo Erasmus. Les participants peuvent aller travailler dans un autre échelon étatique pour une période limitée à six mois. Le programme, qui vise à promouvoir le plurilinguisme de la Suisse et le développement des compétences personnelles et professionnelles, couvre différents secteurs dont les ressources humaines, la formation professionnelle, la promotion économique, les droits de l’homme et les finances.
Modèles de convention et autres documents
L’organisation d’un stage d’observation ou d’une rotation de postes incombe au service demandeur. La ChF propose ici les enseignements tirés de son expérience, une liste de contrôle et un modèle de convention de rotation de postes. Ne pas hésiter à la contacter pour tout complément d’information.
Informations complémentaires
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E-Mail: sekretariat-STF@bk.admin.ch