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DTI

HERMES One Vorhaben

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ACHTUNG, bitte lesen¶

Bitte lesen Sie vor der Verwendung dieses Artefakts die HERMES One Anleitung aufmerksam durch. Erst mit dem darin enthaltenen Wissen zur Handhabung erschliesst sich der Nutzen von HERMES One vollständig.

Kurz-Information zu Funktionalitäten (ersetzt nicht das Lesen der HERMES One Anleitung)

Die Entscheidungslisten (Mastertabellen) bilden das Herzstück von HERMES One. Sie werden sequentiell abgearbeitet und stellen eine effiziente und sichere Durchführung sicher.

Roter kursiver Text im Dokument: anschauliches Beispiel als Ausfüllhilfe von Textboxen und Tabellen, mit Ihren konkreten Angaben zu überschreiben.

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TEAM	TERMINE	BUDDGET	RESSOURCEN	STAND	RISIKEN	MASSNAHMEN

Entscheide (Mastertabellen)

Vorhabenbeginn (und -management)

Nr.	Typ	Ergebnis	Grundlage	Beurteilung *	Stand	Verantw.	Datum**
01	Entscheidung (Auftraggeber/in)	Initialisierung beauftragt	Vorhabeninitialisierungsauftrag	Per E-Mail am 01.01.2024 erteilt an Hans Müller (PL)	Wählen Sie ein Element aus.	Claudia Klein, Auftraggeberin	01.01.24
02	Ergebnis	Ausgangslage beschrieben	Ausgangslag - Scope	Ausgangslage beschrieben, Scope bekannt	Wählen Sie ein Element aus.
03	Ergebnis	Ziele festgelegt	Ziele	Ziele definiert	Wählen Sie ein Element aus.
04	Ergebnis	Anforderungen definiert	Anforderungen	Anforderungen definiert	Wählen Sie ein Element aus.
05	Ergebnis	Rahmenbedingungen beschrieben	Liste der Rahmenbedingungen	Rahmenbedingungen bekannt	Wählen Sie ein Element aus.
06	Ergebnis	Rollen und Stakeholder definiert	Liste Rollen und Stakeholder	Rollen besetzt, Stakeholder bekannt	Wählen Sie ein Element aus.
07	Ergebnis	Initialplanung abgeschlossen	Termine, Budget, Ressourcen	Planung wird laufend nachgeführt	Wählen Sie ein Element aus.
08	Ergebnis	Reporting und -kommunikation festlegen	Liste Reporting und -kommunikation	Reporting und -kommunikation festgelegt	Wählen Sie ein Element aus.
09	Ergebnis	Risiken bekannt	Liste der Risiken	Risikoausmass evaluiert und wird mittels Statusberichte laufend aktualisiert	Wählen Sie ein Element aus.
10	Entscheidung (Auftraggeber/in)	Durchführungsfreigabe	Vorliegen (erledigt oder nicht relevant) der Ergebnisse 01 bis 09	Von Auftraggeber/in überprüft	Wählen Sie ein Element aus.
* Beispieltexte, bei Bedarf entsprechend anzupassen ** Datum: Erfassen des Datums nur für Entscheidungen verlangt, für Ergebnis-Erstellungen optional

Lösungsentstehung

Nr.	Typ	Ergebnis	Grundlage	Beurteilung *	Stand	Verantw.	Datum**
01	Ergebnis	Lösungsbeschreibung vorhanden	Lösungsbeschreibung	Lösung ist ausreichend beschrieben	Wählen Sie ein Element aus.
02	Ergebnis	Statusbericht 01 erstellt	Status 01	Statusbericht erstellt und versendet	Wählen Sie ein Element aus.
03	Entscheidung (Auftraggeber/in)	Phasenfreigabe Vorhabenende	Abnahmeprotokoll	Abnahme ist erfolgt	Wählen Sie ein Element aus.
* Beispieltexte, bei Bedarf entsprechend anzupassen ** Datum: Erfassen des Datums nur für Entscheidungen verlangt, für Ergebnis-Erstellungen optional

Vorhabenende

Nr.	Typ	Ergebnis	Grundlage	Beurteilung *	Stand	Verantw.	Datum**
01	Ergebnis	Schlussbeurteilung	Schlussbeurteilung	Schlussbeurteilung erstellt und versendet	Wählen Sie ein Element aus.
02	Entscheidung (Auftraggeber/in)	Vorhabenabschluss	Schlussbeurteilung	Schlussbeurteilung vorhanden, ggfs. Massnahmen und Pendenzen definiert	Wählen Sie ein Element aus.
* Beispieltexte, bei Bedarf entsprechend anzupassen ** Datum: Erfassen des Datums nur für Entscheidungen verlangt, für Ergebnis-Erstellungen optional

Ausgangslage - Scope

Ausgangslage
In unserer Stadt kommt es immer wieder zu Sachbeschädigungen und Mängeln an der öffentlichen Infrastruktur, wie z.B. beschädigte Bänke, defekte Strassenlaternen oder Graffiti. Diese Probleme beeinträchtigen nicht nur das Erscheinungsbild der Stadt, sondern können auch die Sicherheit und Lebensqualität der Einwohner beeinträchtigen. Um diese Probleme schneller und effizienter zu erfassen und beheben zu können, soll eine mobile App entwickelt werden, mit der Bürgerinnen und Bürger solche Sachbeschädigungen und Infrastrukturprobleme einfach und bequem melden können. Abgrenzung: Prävention von Sachbeschädigungen: Die App zielt nicht darauf ab, Sachbeschädigungen zu verhindern. Sie kann jedoch dazu beitragen, dass diese schneller erkannt und behoben werden. Kommerzielle Nutzung: Die App ist nicht für die kommerzielle Nutzung vorgesehen. Sie ist ein kostenloses Angebot für die Bürgerinnen und Bürger der Stadt. …

Zu beachten: bei jedem Informatikvorhaben ist vorab eine Schutzbedarfsanalyse durchzuführen (¶ einblenden für weitere Informationen).

Ziele

Nr.	Kategorie	Beschreibung	Messgrösse	Priorität*	Prognose / ** Erfüllungsgrad
Z01	Bürgerbeteiligung verbessern (Systemziel)	Verbesserung der Bürgerbeteiligung und des bürgerschaftlichen Engagements	Anzahl der heruntergeladenen Apps – 6 Monate nach Launch, 500 Download/Mt: Dieser Wert gibt an, wie viele Bürgerinnen und Bürger die App aktiv nutzen.	M	80%
Z02	Schadensbehebung durch die Stadtverwaltung beschleunigen (Systemziel)	Steigerung der Effizienz der Schadensbehebung durch die Stadtverwaltung	Durchschnittliche Bearbeitungszeit für Meldungen sinkt um 80%: Dieser Wert gibt an, wie lange es durchschnittlich dauert, bis eine Meldung bearbeitet und der Schaden behoben ist.	1	100%
Z03	Ausmass Sachbeschädigungen und Infrastrukturproblemen verringern (Systemziel)	Verringerung der Anzahl und des Ausmasses von Sachbeschädigungen und Infrastrukturproblemen	Anzahl der Sachbeschädigungen und Infrastrukturprobleme sinkt um 50%: Dieser Wert gibt an, wie viele Sachbeschädigungen und Infrastrukturprobleme in der Stadt insgesamt auftreten	2	50%
Z04	Einführungszeit (Vorgehensziel)	Einführung der neuen App innerhalb in diesem Jahr, Budgetzyklus (2024)	App ist bis 31.12.2024 gelauncht auf Apple iTunes und Google Play	M	100%
Z05	100%
…
* Priorität: M = Muss / 1 (Muss-Ziele müssen unbedingt erfüllt werden) = hoch, 2 = mittel, 3 = tief (haben die niedrigste Priorität, werden nur umgesetzt bei ausreichend Zeit und Ressourcen) ** Führen Sie die erwartete Zielerreichung (Prognose) regelmässig nach. Bei Abschluss des Vorhabens geben Sie den erreichten Erfüllungsgrad in fetter Schrift an

Anforderungen

ID	Anforderungen	Abnahmekriterium	Relevanz*
A01	Benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar	Die App kann ohne Schulung oder Anleitung intuitiv bedient werden	M
A02	Verfügbar für verschiedene mobile Betriebssysteme (Android, iOS)	Die App läuft auf allen gängigen Android- und iOS-Geräten	M
A03	Funktioniert offline und online	Die App synchronisiert die Offline-Daten automatisch mit dem Server, sobald eine Internetverbindung verfügbar ist	K
A04	Integrierte Kartendarstellung zur Lokalisierung der Schäden	Die App zeigt die Adresse und die Entfernung zum Standort des Schadens an	S
A05	Sichere Datenübertragung und -speicherung	Alle Daten werden verschlüsselt übertragen	M
A06
…
* Relevanz: M = Muss: Muss-Anforderungen sind zwingend erforderliche Funktionen oder Eigenschaften, ohne die das Produkt oder die Dienstleistung nicht funktionsfähig oder nutzbar ist, Priorisierung: Muss-Anforderungen haben die höchste Priorität und müssen unbedingt erfüllt werden. / S = Soll: Soll-Anforderungen sind wichtige Funktionen oder Eigenschaften, die den Wert des Produkts oder der Dienstleistung erhöhen, aber nicht zwingend erforderlich sind, Priorisierung: Soll-Anforderungen haben eine mittlere Priorität und werden nach Möglichkeit umgesetzt, sofern dies im Rahmen des Budgets und Zeitplans realisierbar ist. / K = Kann: Kann-Anforderungen sind zusätzliche Funktionen oder Eigenschaften, die das Produkt oder die Dienstleistung noch attraktiver machen, aber nicht notwendig sind. Sie sind optional und werden nachrangig betrachtet, Priorisierung: Kann-Anforderungen haben die niedrigste Priorität und werden nur dann umgesetzt, wenn ausreichend Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen.

Lösungsbeschreibung

Lösungsbeschreibung
Diese Lösungsbeschreibung bietet einen Überblick über die wichtigsten Aspekte der Entwicklung einer App zur Meldung von Sachbeschädigungen und Infrastrukturproblemen. Die konkrete Umsetzung kann an die spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Stadt angepasst werden. Es ist wichtig, dass die App benutzerfreundlich, zuverlässig, sicher und effektiv ist, um den Erfolg des Vorhabens zu gewährleisten. Funktionsweise Erstellen von Meldungen: Nutzer können einfach und bequem Sachbeschädigungen und Infrastrukturprobleme melden, indem sie Fotos, Videos und detaillierte Informationen (Standort, Art des Schadens, Beschreibung) hinzufügen. Lokalisierung: Die App nutzt GPS und Kartendienste, um den Standort des Schadens genau zu erfassen. Kategorisierung: Die Meldungen werden automatisch nach Art und Schweregrad des Schadens kategorisiert, um eine effiziente Bearbeitung zu ermöglichen. Bearbeitungsprozess: Die Stadtverwaltung erhält Benachrichtigungen über neue Meldungen und kann diese direkt in der App bearbeiten. Status-Tracking: Nutzer können den Status ihrer Meldungen in der App verfolgen und erhalten Benachrichtigungen über den Fortschritt der Bearbeitung. Feedback: Nutzer können Feedback zur App und den Meldungen geben, um die Weiterentwicklung zu unterstützen. Design Modernes und ansprechendes Design: Die App sollte ein modernes und ansprechendes Design haben, das intuitiv zu bedienen ist und den Nutzern eine positive Benutzererfahrung bietet. Barrierefreiheit: Die App sollte barrierefrei gestaltet sein und für alle Nutzer, einschliesslich Menschen mit Behinderungen, zugänglich sein. Mehrsprachigkeit: Die App sollte in mehreren Sprachen verfügbar sein, um allen Bürgerinnen und Bürgern der Stadt die Möglichkeit zu geben, sie zu nutzen. …

Rahmenbedingungen / Abhängigkeiten / Abgrenzungen / Rechtliches

Nr.	Stichwort	Beschreibung
R01	HERMES One Richtlinien	HERMES One Richtlinien sind einzuhalten
R02	EU-Datenschutzverordnung	Die Datenschutzverordnung der EU ist einzuhalten
R03	Technische Infrastruktur	Die städtische Verordnung über die Erstellung von ….
R04
…

Rollen und Stakeholder

Typ*	Rolle	Name	Kürzel	Funktion / Vertretene Organisationseinheit / Interessen am Vorhaben
R01	Auftraggeber/in	Kurt Mahler	mak	Leiter Direktion xyz
R02	Projektleiter/in	Leon Huber	hul	Mitarbeiter Direktion xyz
R03	Entwickler	Sandra Klein	kls	Mitarbeiter IT-Department
R04	Designer	Max Gross	grm
S01	Stakeholder	Einwohnerinnen und Einwohner von Musterhausen
S02	Stakeholder	Stadtverwaltung von Musterhausen
S03	Stakeholder
Z01	Zielgruppe	Bürgerinnen und Bürger
Z02	Zielgruppe	Stadtverwaltung
Zielgruppe
…
* Typ: R = Rolle / S = Stakeholder / Z = Zielgruppe

Planung

Termine

Nr.	Meilenstein	Datum Plan	Datum Ist	Differenz*	Bemerkung / Beurteilung
M01	Initialisierungsfreigabe	01.01.2024	01.01.2024	0
M02	Durchführungsfreigabe	01.02.2024	15.02.2024	15	Kommittent Stakeholder dauerte länger als erwartet
M03	Phasenfreigabe Vorhabenende
M04	Vorhabenabschluss
* Differenz in Tagen grau schattierte Spalten: Zusammenzug für Schlussbeurteilung

Budget (Kosten) IST SOLL

Nr.	Phase	Plan	Ist	Differenz	Bemerkung
P01	Vorhabenbeginn	12‘000.--	10'000.--	-2'000.--
P02	Lösungsentstehung	65'000.--	70'000.--	+5'000.--	Konzept erstellt für Lösungserstellung
P03	Vorhabenende
Alle Angaben in CHF grau schattierte Spalten: Zusammenzug für Schlussbeurteilung

Ressourcen (Personal)

Nr.	Phase	Plan	Ist	Differenz	Bemerkung
P01	Vorhabenbeginn	1	1
P02	Lösungsentstehung	4	5	+1	Zusätzlicher Entwickler war notwendig
P03	Vorhabenende
Alle Angaben in AT (Arbeitstagen) grau schattierte Spalten: Zusammenzug für Schlussbeurteilung

Reporting und -kommunikation

Ergebnis	Inhalt	Verantwortlich	Empfänger	Termin
Statusbericht	gem. Vorgabe	Projektleiter/in	Auftraggeber	monatlich, erster Arbeitstag des Monats
Flyer (per mail)	Einführung der neuen Lösung Alle Mitarbeitenden kennen Vorgehen, Termine und Supportorganisation	Auftraggeber/in	Alle Mitarbeitenden	12.3.2024
Website	Öffentliche Kommunikation über die App und ihre Funktionen	Projektleiter/in	Alle Vorhaben-Interessierte	Regelmässige Aktualisierungen
…

Stand

Statusbericht 01 | 01.01.2024

Nr.	Bereich	Status	Problem	Massnahmen, siehe
S01	Termine	grün	…
S02	Kosten	rot	Lizenzkosten teurer als geplant	Massnahmenliste
S03	Personalaufwand	gelb	Experte steht nicht zur Verfügung	Massnahmenliste
S04	Ergebnisse	grün	…
S05	Ziele	grün	…
S06	Risiken	grün	…
Legende: grün = Vorhaben ist auf Kurs, keine Massnahmen notwendig gelb = Massnahmen notwendig rot = Nebst Massnahmen auch Eskalation an höhere Stufe notwendig

Risiken

Nr.	Risikofaktor	Risikobeschreibung	EW	AG	RZ	Massnahmen, siehe
R01	Termin	Verzögerungen bei der Entwicklung der App	3	3	9	Massnahmenliste
R02	Sicherheit	Technische Probleme	2	3	3	Massnahmenliste
R03	Nutzen	Geringes Interesse der Bürgerinnen und Bürger an der App	2	3	6	Massnahmenliste
R04	Umfeld	Mangelnde Zusammenarbeit mit der Stadtverwaltung	1	2	2
R05
…
Legende: grün = Vorhaben ist auf Kurs, keine Massnahmen notwendig gelb = Massnahmen notwendig rot = Nebst Massnahmen auch Eskalation an höhere Stufe notwendig
EW=Eintretenswahrscheinlichkeit: 1 Niedrig / 2 Mittel / 3 Hoch; AG=Auswirkungsgrad: 1 Gering / 2 Mittel / 3 Gross, RZ=Risikozahl: RZ = EW x AG

Massnahmen und Pendenzenliste (Änderungsmanagement)

Abnahmeprotokoll

Abnahmeereignis

☐	Das Abnahmeobjekt wurde geprüft ohne Mängelanzeige. Die Abnahme erfolgt ohne Vorbehalt.

☐	Das Abnahmeobjekt wurde geprüft und unter Vorbehalt abgenommen. Die Mängel sind innerhalb der vorgegebenen Frist zu beheben ( Massnahmen) und die Lösung ist mittels Nachprüfung nochmals abzunehmen.

☐	Das Abnahmeobjekt wurde geprüft.
Die Abnahme wird verweigert.

Unterschriften

Name	Funktion	Ort & Datum	Unterschrift

Schlussbeurteilung

Schlussbeurteilung
Das Vorhaben wurde erfolgreich abgeschlossen. Die App wurde pünktlich und im Rahmen des Budgets fertiggestellt und erfüllt alle Anforderungen. Erfolgsfaktoren Die folgenden Faktoren haben zum Erfolg beigetragen: Enge Zusammenarbeit zwischen dem Team, der Stadtverwaltung und den Bürgerinnen und Bürgern Klare Kommunikation und ein gemeinsames Verständnis der Ziele Verwendung bewährter Entwicklungsmethoden und -werkzeuge Umfassende Tests und Qualitätskontrolle Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei der Umsetzung Herausforderungen und Lösungen Während des Vorhabens gab es einige Herausforderungen, die gemeistert werden mussten: Verzögerungen bei der Lieferung von Drittanbieter-Komponenten Technische Probleme im Zusammenhang mit der Integration mit den Systemen der Stadtverwaltung Geringes Interesse der Bürgerinnen und Bürger an der App in der Anfangsphase Diese Herausforderungen wurden durch folgende Massnahmen gelöst: Enge Zusammenarbeit mit den Drittanbietern Anpassung der Schnittstellen und Datenaustauschformate Intensive Marketingkampagne zur Bekanntmachung der App Empfehlungen Es wird empfohlen, die App in folgenden Bereichen weiterzuentwickeln: Integration von Social-Media-Funktionen Erweiterung der App auf weitere Städte …

Ziele (Daten in der Tabelle werden automatisch übernommen – Daten hier ändern)

Nr.	Kategorie	Beschreibung	Messgrösse	Priorität*	Prognose / ** Erfüllungsgrad
Z01	Bürgerbeteiligung verbessern (Systemziel)	Verbesserung der Bürgerbeteiligung und des bürgerschaftlichen Engagements	Anzahl der heruntergeladenen Apps – 6 Monate nach Launch, 500 Download/Mt: Dieser Wert gibt an, wie viele Bürgerinnen und Bürger die App aktiv nutzen.	M	80%
Z02	Schadensbehebung durch die Stadtverwaltung beschleunigen (Systemziel)	Steigerung der Effizienz der Schadensbehebung durch die Stadtverwaltung	Durchschnittliche Bearbeitungszeit für Meldungen sinkt um 80%: Dieser Wert gibt an, wie lange es durchschnittlich dauert, bis eine Meldung bearbeitet und der Schaden behoben ist.	1	100%
Z03	Ausmass Sachbeschädigungen und Infrastrukturproblemen verringern (Systemziel)	Verringerung der Anzahl und des Ausmasses von Sachbeschädigungen und Infrastrukturproblemen	Anzahl der Sachbeschädigungen und Infrastrukturprobleme sinkt um 50%: Dieser Wert gibt an, wie viele Sachbeschädigungen und Infrastrukturprobleme in der Stadt insgesamt auftreten	2	50%
Z04	Einführungszeit (Vorgehensziel)	Einführung der neuen App innerhalb in diesem Jahr, Budgetzyklus (2024)	App ist bis 31.12.2024 gelauncht auf Apple iTunes und Google Play	M	100%
Z05	100%
…

Termine (Daten in der Tabelle werden automatisch übernommen – Daten hier ändern)

Nr.	Meilenstein	Datum Plan	Datum Ist	Differenz*	Bemerkung / Beurteilung
M01	Initialisierungsfreigabe	01.01.2024	01.01.2024	0
M02	Durchführungsfreigabe	01.02.2024	15.02.2024	15	Kommittent Stakeholder dauerte länger als erwartet
M03	Phasenfreigabe Vorhabenende
M04	Vorhabenabschluss
* Differenz in Tagen grau schattierte Spalten: Zusammenzug für Schlussbeurteilung

Budget (Daten in der Tabelle werden automatisch übernommen – Daten hier ändern)

Nr.	Phase	Plan	Ist	Differenz	Bemerkung
P01	Vorhabenbeginn	12‘000.--	10'000.--	-2'000.--
P02	Lösungsentstehung	65'000.--	70'000.--	+5'000.--	Konzept erstellt für Lösungserstellung
P03	Vorhabenende
Alle Angaben in CHF grau schattierte Spalten: Zusammenzug für Schlussbeurteilung

Ressourcen (Daten in der Tabelle werden automatisch übernommen – Daten hier ändern)

Nr.	Phase	Plan	Ist	Differenz	Bemerkung
P01	Vorhabenbeginn	1	1
P02	Lösungsentstehung	4	5	+1	Zusätzlicher Entwickler war notwendig
P03	Vorhabenende
Alle Angaben in AT (Arbeitstagen) grau schattierte Spalten: Zusammenzug für Schlussbeurteilung

Massnahmen (siehe zentrale Massnahmenliste)

Massnahmen und Pendenzenliste (Änderungsmanagement)

Abkürzungen und Glossar

Abkürzung / Fachwort	Erläuterung
HERMES One	Vorgehensmethodik für Kleinst- und Kleinvorhaben

Inhaltsverzeichnis

Beschreibung¶	1

0	Entscheide (Mastertabellen)	2

0.1	Vorhabenbeginn (und -management)	2

0.2	Lösungsentstehung	4

0.3	Vorhabenende	5

1	Ausgangslage - Scope	6

2	Ziele	7

3	Anforderungen	8

4	Lösungsbeschreibung	9

5	Rahmenbedingungen / Abhängigkeiten / Abgrenzungen / Rechtliches	10

6	Rollen und Stakeholder	11

7	Planung	12

7.1	Termine	12

7.2	Budget (Kosten) IST SOLL	13

7.3	Ressourcen (Personal)	14

8	Reporting und -kommunikation	15

9	Stand	16

9.1	Statusbericht 01 | 01.01.2024	16

10	Risiken	17

11	Massnahmen und Pendenzenliste (Änderungsmanagement)	18

12	Abnahmeprotokoll	19

12.1	Abnahmeereignis	19

12.2	Unterschriften	19

13	Schlussbeurteilung	20

Abkürzungen und Glossar	24

Inhaltsverzeichnis	25