Job Shadowing und Job Rotation - Pilotprojekte
Austauschformate zur Stärkung der föderalen Zusammenarbeit im Krisenmanagement
Im Bericht des Bundesrates «Föderalismus im Krisentest: Die Lehren aus der Covid-19-Krise ziehen» in Erfüllung des Postulats
20.4522 Cottier ist festgehalten, dass eine effektive Krisenbewältigung massgeblich von klaren Zuständigkeiten, effizienter Koordination sowie dem gegenseitigen Verständnis zwischen Akteuren der Bundesverwaltung und den Kantonen abhängt. Der Bericht enthält einen Optimierungsvorschlag, der die Verbesserung des gemeinsamen Verständnisses im Krisenmanagement betrifft und mehrere Umsetzungsvorschläge nennt. Unter anderem schlägt er vor, verschiedene Austauschformate zu prüfen («Job Rotation» oder Erfahrungsaustausche). Diese schaffen Raum für Perspektivenwechsel und fördern gleichzeitig ein besseres Verständnis für die unterschiedlichen Prozesse, Strukturen und Abläufe. Zudem dienen sie der Vernetzung von Krisenmanagerinnen und -managern und helfen den Teilnehmenden in einer Krise, die richtigen «Köpfe zu kennen». Die Austauschformate «Job Rotation» und «Job Shadowing» bieten Mitarbeitenden der Bundesverwaltung und der Kantone die Möglichkeit, die Organisation der jeweils anderen Staatsebene aus erster Hand kennenzulernen. Diese Austauschformate wurden von der Bundeskanzlei (BK) 2024 und 2025 in Pilotprojekten durchgeführt.
Gegenseitig beim Arbeiten beobachten («Job Shadowing») und Arbeitsplatz wechseln («Job Rotation»)
Bei einer «Job Rotation» wechseln zwei Mitarbeitende üblicherweise intern für einige Wochen oder Monate ihren Arbeitsplatz und übernehmen währenddessen die Aufgaben der jeweils anderen Person. Dabei erhalten die Mitarbeitenden einen vertieften Einblick in die Arbeitswelt der jeweils anderen Verwaltungsebene. Sie entwickeln ein besseres Verständnis für die Funktionsweise der Organisation und lernen neue Abläufe sowie Strukturen kennen. Das ermöglicht ein vertieftes Kennenlernen der Sichtweisen, Sensibilitäten und Herausforderungen der jeweils andere Staatsebene. Das Eintauchen in den Arbeitsalltag fördert das gegenseitige Verständnis zum Krisenmanagement in den verschiedenen Ebenen.
Da ein Arbeitsplatzwechsel während mehrerer Monate für viele Mitarbeitende nur schwer umsetzbar ist und für kleinere Organisationseinheiten eine Herausforderung darstellen kann, ermöglicht das «Job Shadowing» ein kürzeres, aber dennoch intensives «Eintauchen» (Immersion) in die Verwaltung der jeweils anderen Staatsebene. Bei einem Job Shadowing begleitet eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter während mehreren Tagen einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin der anderen Staatsebene im Arbeitsalltag und erhält so einen unmittelbaren Eindruck von deren Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
Pilotprojekt zwischen der BK und der Staatskanzlei des Kantons Zürich
Im Rahmen eines Pilotprojekts startete im September 2024 der erste Austausch zwischen der BK und der Staatskanzlei des Kantons Zürich. Ein Mitarbeiter der BK hatte im Rahmen eines «Job Shadowings» während sechs Tagen die Möglichkeit, die Rolle und Aufgaben der Staatskanzlei innerhalb des Kantons besser zu verstehen und sein Verständnis der interkantonalen Zusammenarbeit aus Sicht des Kantons Zürich zu erweitern. Im Anschluss empfing die BK zwei Mitarbeitende der Zürcher Staatskanzlei während jeweils drei Tagen für je ein Job Shadowing. Sie erhielten eine Einführung in verschiedene Sektionen der BK und konnten so das entsprechende Tagesgeschäft und das Krisenmanagement auf Bundesebene kennenlernen.
Nach dem erfolgreichen Erstaustausch fand im März und April 2025 die erste Job Rotation statt. Eine Hochschulpraktikantin der BK verbrachte jeweils drei Tage pro Woche während sechs Wochen in der Staatskanzlei Zürich. Dabei arbeitete sie aktiv in der kantonalen Krisenorganisation im Stab der Staatskanzlei mit und erhielt zudem Einblicke in den Rechtsdienst, das Regierungscontrolling und in die Koordination der Aussenbeziehungen. Dadurch konnte sie ihr Verständnis der Rolle und Aufgaben der Staatskanzlei sowie der Interkantonalen Zusammenarbeit schärfen. Im Herbst 2025 durfte dann die BK einen Mitarbeiter der Staatskanzlei für drei Wochen an jeweils drei Tagen begrüssen. Der Mitarbeiter war massgeblich an der Umsetzung und Nachbereitung der IU 25 beteiligt und konnte den Workshop mit Bundes- und Kantonsmitarbeitenden im Nachgang zur IU 25 mitgestalten.
Beide Pilotprojekte haben sowohl das gegenseitige Verständnis zwischen Mitarbeitenden der BK und der Staatskanzlei Zürich wie auch das gemeinsame Verständnis im Krisenmanagement gefördert. Sie haben somit einen wichtigen Beitrag zur Stärkung der föderalen Zusammenarbeit im Krisenmanagement geleistet.
Weitere Austauschprojekte der Bundesverwaltung
Interne Mobilität
Die Pilotprojekte der BK sind nicht die einzigen Austauschprogramme innerhalb der Bundesverwaltung. Das Eidgenössische Personalamt (EPA) fördert im Rahmen der Personalstrategie 2024-2027 die interne Mobilität. Als konkrete Umsetzungsmassnahme hat das EPA beispielsweise 2025 in Zusammenarbeit mit dem VBS ein Pilotprojekt durchgeführt, bei dem fünf Mitarbeitende für zehn Wochen jeweils einen Tag pro Woche bei einer anderen Verwaltungseinheit gearbeitet haben. Die Erkenntnisse daraus fliessen in die laufenden Arbeiten ein.
Neben internen Formaten werden auch Austausche mit externen Stellen gefördert. So bietet das EPA in Zusammenarbeit mit der Albert Einstein School of Public Policy der ETH das Policy Fellowship an, bei dem Kadermitglieder der Bundesverwaltung während sieben Tagen an der ETH die Möglichkeit erhalten, sich gezielt mit Forschenden zu Fragestellungen in ihrem Verantwortungsbereich auszutauschen.
Weiter ermöglicht das Innovation Fellowship Programm die zeitlich befristete Integration von Fachspezialist/-innen aus der Privatwirtschaft oder Wissenschaft in eine Verwaltungseinheit. So können andere Denkweisen, Methoden sowie neue Impulse in Projekte der Bundesverwaltung fliessen.
Piccolo Erasmus
Neben dem EPA bietet auch das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) gemeinsam mit dem Kanton Tessin und Kanton Gaubünden ihren jeweiligen Mitarbeitenden ein Austauschprogramm an. Das Projekt «Piccolo Erasmus» ermöglicht es den Mitarbeitenden für einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten in der jeweils anderen Staatsebene zu arbeiten. Ein Piccolo Erasmus ist in verschiedenen Bereichen möglich, wie beispielsweise im HR, in der Berufsbildung, Wirtschaftsförderung, im Bereich Menschenrechte oder Finanzen. Das Projekt fördert die Mehrsprachigkeit der Schweiz und die Weiterentwicklung von persönlichen und betrieblichen Kompetenzen.
Mustervereinbarungen und weitere Dokumente
Die Organisation eins Job Shadowings oder einer Job Rotation obliegt der Stelle, welche diesen durchführen möchte. Gerne stellt die BK hier Ihre «Lessons Learned» und eine Checkliste zur Verfügung sowie eine Mustervereinbarung für eine «Job Rotation». Bei Fragen zu den Erfahrungen der BK stehen wir Ihnen zur Verfügung.
