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Normes
Directives relatives à GEVER
Dans ce domaine, le comité de programme GEVER de la Confédération et la Conférence des secrétaires généraux ont approuvé les documents suivants en leur donnant une valeur contraignante pour l'administration fédérale :
- Organisationshandbuch GEVER (manuel d'organisation GEVER) - parties I à III - (n'existe qu'en allemand)
- GEVER-Systemkonzept (stratégie relative au système GEVER) - (n'existe qu'en allemand)
Normes pour l’Administration fédérale
Le Conseil de l’informatique de la Confédération (CI) a défini la fourniture et l’utilisation de prestations TIC dans l’Administration fédérale par le biais de neuf processus informatiques.
Le processus P01, intitulé « Piloter l’informatique », fixe le cadre du soutien informatique des processus de travail des bénéficiaires de prestations. Il englobe l’élaboration et le développement de prescriptions informatiques sous la forme de lignes directrices, de stratégies, d’architectures et de normes. Les normes sont édictées pour des domaines d’application bien déterminés (grilles pour l’architecture).
Domaines d’application
La gestion des informations comprend les domaines d’application suivants :
- A005 – Gestion des enregistrements centrée sur les documents
- A281 – Gestion de documents
- A290 – Gestion des affaires
- A287 – Dépôt de proximité
Normes pour les domaines d’application
Les stratégies et les normes suivantes ont été adoptées par le CI pour les différents domaines d’application :
- S001 – IKT-Teilstrategie GEVER (n’existe qu’en allemand)
- P019 – Modèle d’affaire GEVER Confédération. Modèle de référence qui décrit l’application et le support de processus d’affaire basés sur des documents dans la gestion électronique des affaires
- P023 – Procédures et fonctions de GEVER assorties de bases légales et de normes
- P024 – ISO-15489 Gestion des enregistrements
- I016 – Catalogue des prestations des applications GEVER
- I017 – Métadonnées GEVER
- I019 – Interface eGOV pour l’échange de dossiers et de documents (eCH-0039 ou, dans le domaine GEVER, eCH-0147)
- I057 – Nachrichtengruppe GEVER (eCH-0147) - version française en préparation
Normes pour la Suisse
L’association eCH a édicté les normes suivantes dans le domaine records management / GEVER :
- eCH-0002 : Records Management
- eCH-0026 : Umsetzungshilfen Records Management (n’existe qu’en allemand)
- eCH-0037 : Consignes GEVER Confédération
- eCH-0039 : Interface de cyberadministration pour les dossiers et les documents
- eCH-0057 : Leitfaden für GEVER- und Records Management-Projekte (n’existe qu’en allemand)
- eCH-0128: Glossaires des termes techniques dans les documents eCH
- eCH-0147: Nachrichtengruppe GEVER - version française en préparation
Normes internationales
Normes ISO concernant la gestion des documents / records management
La norme ISO 15489, intitulée « Records management », décrit les meilleures pratiques pour la gestion des documents et des dossiers. Elle a été largement prise en compte dans la préparation des normes dans l'Administration fédérale (LOGA, instructions concernant la gestion des documents, stratégie et normes GEVER).
La norme ISO 23081, intitulée « Métadonnées pour les enregistrements », décrit l'utilité et les objectifs de la définition et de la saisie de métadonnées relatives à des enregistrements (records) et contient des principes de gestion de ces métadonnées. Par ailleurs, elle identifie et décrit, sur la base de la norme ISO 15489, les différents types de métadonnées nécessaires à la gestion du cycle de vie du système de classement d'une entreprise.
Catalogue d'exigences de l'UE pour la gestion des documents (MoReq)
La norme intitulée « Modèle d'exigences pour l'organisation de l'archivage électronique » [Model Requirements for the Management of Electronic Records – MoReq] résulte d'une initiative de la Commission européenne. Elle fournit une liste des exigences fonctionnelles envers les systèmes électroniques de gestion des documents, et couvre aussi, dans une large mesure, les exigences en matière de contrôle des affaires et de conduite des processus. Cette norme doit soutenir en Europe la mise en œuvre de la cyberadministration.
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